En mi anterior artículo, titulado Correo electrónico: ¿herramienta imprescindible o ladrón del tiempo?, facilitaba algunas indicaciones para que la gestión de nuestros emails no impactara sobre la productividad laboral. En este artículo desarrollo algunas claves con el mismo objetivo, pero atendiendo a la eficacia del contenido. Para empezar, hay que cuidar y ordenar el mensaje:
.- Saludo e introducción: con poner el nombre del receptor es suficiente. Cuando no sepas cómo empezar, un “buenos días” o “buenas tardes” da muy buen resultado. Al iniciar un correo es bueno incluir un pequeño resumen de los temas que se van a tratar.
.- Destaca los datos. Por ejemplo, los referidos a una reunión o similar se deberán extraer del párrafo para que resulte más fácil leerlos. De esta forma, si estoy citando a una reunión (y no lo hago con el Outlook) dejaré el párrafo principal y pondré los datos específicos aparte. Un ejemplo:
Lugar: Edificio Principal, planta 4ª, Sala E
Fecha: Martes 24 de mayo de 2011
Hora: 9:00 – 11:00
.-Último párrafo y despedida: recuerda al receptor de tu mensaje lo que necesitas que haga de forma específica o las preguntas que necesitan respuesta y para la despedida lo mejor es un simple saludo.
.- La firma: debe incluir la información de contacto, dado que muchas personas utilizamos el correo como “tarjetero”. Resulta muy útil ponerla por defecto con la aplicación de correo.
.- Post datas: utilízalas sólo cuando quieras añadir un tema personal o algo intrascendente, para que la persona pueda borrarlo fácilmente en caso de que necesite reenviar el correo.
.- Ficheros adjuntos: antes de añadir uno, asegúrate de que tenga un nombre descriptivo y no “000028.jpg”. En el nombre, no utilices acentos, y mejor usa guiones o puntos en vez de espacios en blanco. Un truco para no olvidarse de adjuntar un archivo es no dejarlo para el final; en el momento en que escribimos: “Adjunto te envío…”. En ese momento, detente y ¡hazlo!
.- Lenguaje y tono adecuados. Usa párrafos cortos y separados por un espacio, que solo traten de un tema cada uno y, a ser posible, que cada párrafo lleve un título. Escribe correctamente, respetando las reglas de gramática y ortografía. No te olvides de pasar el corrector, ya que causa muy mal efecto recibir un correo con faltas. Te en cuenta también:
.- Es preferible utilizar frases cortas y evitar las subordinadas, así como el subjuntivo y el condicional. Adecua el lenguaje a tu interlocutor: no uses palabras técnicas o siglas que puedan no entenderse; tendemos a pensar que la otra persona sabe tanto del asunto como nosotros, pero muchas veces no es así y es importante adaptar el vocabulario al receptor.
.- El lenguaje ha de ser positivo y el correo debe estar personalizado para provocar interés y confianza. Los emoticones se usan únicamente para los correos personales y las mayúsculas quieren decir que estamos gritando, por lo que, para resaltar textos, es mejor utilizar la negrita o la cursiva.
.- El tono de un correo debe ser neutro y directo para evitar conflictos. Es mejor pasarse de formal que de coloquial y ¡no respondas hasta pasadas tres horas en caso de que te hayas molestado por el tono de un correo! Imagínate que en ese rato te encuentras a la persona en la máquina de café y te dice lo mismo con un tono que no te molesta en absoluto.
Dedicamos más de un 50% de nuestro tiempo en la empresa a la comunicación escrita. Sin embargo, muchas veces, no prestamos suficiente atención a nuestros mensajes, lo que nos lleva a cometer errores o a no ser eficaces. Recuerda que “toda cosa que se dice, siempre dice algo de quien lo dice”, en palabras de Jorge Antar. Cuida tus mensajes en contenido y en forma y tus resultados mejorarán sustancialmente.
Publicado en www.diariabierto.es
