Reuniones eficaces en 5 sencillos pasos

¿Son realmente necesarias tantas reuniones? ¿No podemos aplicar las habilidades de gestión a este tema en el que se pierde tantísimo tiempo?

En muchas empresas existe “reunionitis”, es decir reuniones eternas con más (o menos) convocados de los estrictamente necesarios y, por tanto, totalmente ineficaces. Pero se puede hacer de otra manera. Veamos cómo.

Lo primero, debemos plantearnos si realmente es necesario celebrar esa reunión o si hay alguna otra forma más eficaz de conseguir el objetivo. Para saber si es así, o no: 

• Escribe el objetivo de la reunión

Si al ponerlo en el papel salen temas ambiguos como: informar, cambiar opiniones, hacer seguimiento, etc. mejor manda un correo electrónico o llama por teléfono. Si en cambio el objetivo es: tomar una decisión sobre X o Y, entonces define claramente cada uno de los temas sobre los que hay que conseguir algo concreto.

• Participantes ¡Los justos! Ni más, ni menos.

Convoca solo a los que participan de forma directa en la toma de decisión. Si hay más personas que tienen que conocer lo que allí se discuta, se les puede enviar el acta posteriormente. Si una de las personas implicadas en la toma de la decisión no puede asistir, es mejor postergar la reunión. Tienen que estar solo los necesarios y, a mi gusto, una reunión con más de 6 o 7 personas difícilmente puede ser productiva, o tal vez no es una reunión, sino una presentación, pero eso sería otra forma de comunicación que analizaremos en otro post.

• Nunca convoques una reunión sin hora de finalización

Antes de la reunión es necesario:

- Preparar el orden del día con los temas a tratar y un tiempo establecido para cada tema

- Prever los detalles de la reunión (hora de inicio y de fin, lugar, material o información necesaria…)

-  Enviarles ambas cosas a los participantes con ¡solicitud de confirmación! Si no, nos podemos encontrar con que poco antes de la reunión nos enteramos de que una persona clave no puede asistir.

-   Así mismo, debemos solicitar de forma “concreta y específica” lo que necesitamos que los asistentes preparen antes de la reunión.

• Corta las discusiones interminables

Esto será posible si al comienzo repasas el objetivo y los tiempos de cada tema. Si en algún momento la discusión sobre un tema se alarga demasiado, lo mejor es decir, educadamente, que el tiempo para ese tema ha terminado y que cada persona, o las que sostenían la discusión, envíen por escrito una propuesta de solución; verás como lo que “envían” es mucho más constructivo que lo que “decían”. También es importante utilizar el material de apoyo de forma adecuada. ¡Dile adiós a los Power Points que muchas veces suponen una “camisa de fuerza” y no aportan nada. Si los vas a leer, mejor envíaselo a los participantes por correo y simplemente discutid los puntos. Y sobre todo: termina la reunión a tiempo.

• Envía el acta antes de dos o tres días

Si según se termina de discutir cada punto se lee la decisión, las responsabilidades asignadas y las fechas previstas para llevarlas a cabo, antes de que termine la reunión estará el acta “preparada” y solo tendremos que pasarla (si no hemos tomado notas directamente en el ordenador o similar) y enviársela a los asistentes. Una fórmula muy útil para que el acta quede aprobada es decir en el email que, si no se recibe respuesta antes de una semana, se dará el acta por aprobada. Y después de la reunión, no olvides hacer seguimiento de los temas pendientes.

Si las reuniones no se hacen de esta forma, se convierten en una forma terrible de perder el tiempo. Si el objetivo es informar o conocerse, mejor organiza una presentación o un café.

Si piensas que ojalá en tu empresa todo el mundo leyera este artículo, pásalo. Si se convierte en parte de la cultura de la empresa, vais a ser todos mucho más eficaces y a la empresa le va a ir mejor.